kintoneとExcelはどう違うの？どっちを使ったらいい？両者の違いを徹底解説します！

はじめに

kintoneとExcelの違いってわかりますか？

こんにちは。 奈良県唯一のサイボウズオフィシャルパートナー「株式会社パレットテクノロジーズ」の阪本です。

今回のお話はkintoneの導入を検討している方必見です！ 
kintoneってExcelと比較されることも多いのですが、
kintoneとExcelはどう違うのか、どっちを使ったらいいのかをズバリ解説していきたいと思います。

最後までご覧いただけると嬉しいです。

kintoneとは？

kintoneのほうがいいところ

kintoneのほうがいいところを６つご紹介します。

アクセス制限が可能

Excelはアクセス制限ができません。
アクセス制限というのは、特定の人にデータを見せたくなかったり、編集してほしくない時にかける制御のことです。
Excelだとファイルに対してパスワードをかけることはできますが、特定の人には見せない等の制御はすることができません。
上の図のように“人事課長にはこのファイルは見せて、人事課員にはファイルの一部しか見せないようにして、生産管理課の人にはファイルすらも開けないようにする”というようなの細かい制御をすることができません。
一方でkintoneでは、例えば総務のユーザーだけが個人情報である郵便番号や住所を見られるようにしたり、役員だけが機密情報を見られるようにしたり、必要な情報を必要な方しか見られないような制限をかけることができます。

電子決裁(ワークフロー)が可能

●紙の申請書や稟議書を決済してもらうワークフローでは・・・

申請者から課長に申請書が渡る→課長が押印する→部長に紙が渡り、部長が押印する→最終承認者まで紙が回ると申請者に対して紙が戻ってきて、全員の承認印があるというのが一般的な流れです。
承認者が少ない場合はスムーズに承認されて戻ってくることもありますが、多い場合はだいたいどこかで滞ります。

●kintoneでワークフローを構築すると・・・

申請者がkintone上で申請を行う→課長に通知が来る（kintone上＆メール）→課長がkintone上で承認作業を行う→部長に通知が来る＆kintone上で承認する→最後まで承認の流れが終わると、申請者のもとにワークフローが完了したという通知が来ます。
出先のスマホで承認することも可能なので、スムーズにワークフローを行うことができます。

複数人でデータの共有が可能

Excelでデータを管理していると、各担当者のパソコンにおいて、それぞれExcelのファイルが管理されるということがよくありますが、ファイル名に「最新」「○○追記」「2024年最新版」のように各担当者が思う最新版のものを管理していて、実際はどれが本当に最新版なのかわからないということがよく起こります。
kintoneでは、kintone上の一つのデータを閲覧してデータを追加したり編集したりすることができるので、常にだれもが最新版のデータを確認することができます。
また、Excelだと誰かが開いていると「誰かがファイルを開いているから編集できません」というようなメッセージが出て、編集することができないのですが、kintone上では誰かが先に開いていても開くことができ、編集することも可能なので、業務が滞りません。

スマホやタブレットで利用可能

バスや電車での移動中や営業先等で、kintone上のデータを見ることで、すぐに最新のデータを確認することができます。
さらに、ワークフローも、パソコンがなくても移動中や営業先で申請書の承認ができるので、業務の流れを止めることがなくなります。
Excelだとスマホで編集しづらいですが、kintoneはスマホ用の画面が用意されてますので、とても使いやすいです。

リマインド機能が使える

例えば、車検の満了日や期日を過ぎた実績報告など、忘れがちだけれども大事なタスクをリマインドしてくれることができます。
システム側から、1か月前になったらリマインドしてくれたり、実績報告を入力しないといけない日付を１日過ぎたら実績報告してくださいねという通知が来ます。上司から直接注意せずに済み、社内の心理的なストレスを減らすことができます。

データ量が多くてもサクサク動く

Excelだと複雑な関数や数式を入れたり、フィルター絞り込みを行ったり、項目数が多くなったりすると動作が重くなってしまいます。大体Excelだと数千行までのデータがサクサク動く限界です。
kintoneでもアクセス制限を細かくかけたり、項目数・フィールド数を多く設定したりをすると、動作が重くなることもありますが、それでも数万行までのデータはサクサク動きます。
数十万行、数百万行というような膨大なデータ数になってくると、kintoneの動作が不安定になることもありますので推奨されておりません。

Excelのほうがいいところ

では逆に、kintoneよりもExcelのほうがいいところを6つご紹介します。

料金が安い

パッケージ板であれば、初期ライセンス代を払うだけで半永久的に使えます。一方kintoneは初期費用とライセンス料がかかります。

操作方法を改めて周知する必要がない

大体の人がエクセルを使ったことがあると思うので、改めて操作に関する研修等を行う必要がありません。

関数を使うことで、複雑な計算が可能

kintoneでは使える関数が11種類ぐらいしかありませんが、Excelだともっと多くの関数を使って複雑な数式を組み上げることができます。

グラフの種類が豊富

Excelではいろいろな種類のグラフを使うことができますので、グラフをよく使う業務に適しています。

レイアウトの自由度が高い

白紙の状態から自分で好きなように業務に合ったレイアウトを作ることができます。

インターネットに繋がっていなくても作業が可能​

ネット環境がない場所でもオフラインで作業をすることができるのは強みです。

まとめ

本記事ではkintoneとExcelの違いについてお伝えさせていただきました。
私はこんなふうに使い分けることをオススメします。

この記事を読んでも「今の業務にはどっちを使えばいいのかわからないな・・・」という方がいらっしゃれば、お問い合わせいただけたらと思います。

弊社では補助金の申請から、kintoneの導入、導入後のアフターフォローまでお客様に寄り添いながら丁寧な支援をさせていただきます。お気軽にお問い合わせくださいませ。

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さいごに

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ここまでお読みいただき、ありがとうございました！
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なお、今回のお話は動画でも解説しています。
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